Digitalización de trámites municipales, un antes y un después
Por Nelson Namuncurá.
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Fotos: Daniel Idiarte.
Con el objetivo de mejorar la calidad de atención de los vecinos y el trabajo de los empleados, el Municipio de Patagones puso en marcha un programa de modernización del Estado, que implica la digitalización de los expedientes, además de invertir más de un millón de pesos en adquisición de nuevos equipos de computación.
En conversación con Noticias la subsecretaria de Recursos Humanos, Alejandra Araujo, afirmó la digitalización de los trámites municipales marcará un antes y un después en el partido de Patagones.
Convenio
Al preguntarle por el convenio de colaboración y asistencia para modernizar el estado municipal, informó que ‘el trámite con el Ministerio de Modernización se inicio el año pasado a partir de una solicitud del Intendente José Luis Zara para lograr la digitalización de los trámites que se realizan en el Municipio‘.
Entonces, ‘se avanzó en la gestión con el Ministerio de Modernización de la Nación, que pone a disposición de los Municipios un equipo de trabajo para empezar a realizar intercambios e implementar, en este caso en Patagones, todo lo que es digitalización de trámites‘.
Con tal objetivo, ‘tomamos contacto con los equipos técnicos del Ministerio y posteriormente el Intendente firmó un acuerdo de colaboración para avanzar. Ellos nos dan el soporte y nos acompañan con personal del Ministerio, en tanto que nosotros armamos un equipo de trabajo propio integrado por dos personas avocadas a esto, dedicadas a capacitar al personal y funcionario, todos los usuarios habituales del sistema‘.
La provincia de Buenos Aires tiene 135 Municipios, de ese total sólo 20 han iniciado su proceso de modernización del Estado, y Patagones es uno de ellos.
Al respecto, Araujo afirmó: ‘Estamos haciendo un esfuerzo importante porque arrancamos con un equipo de Recursos Humanos pequeño, de acuerdo a nuestras posibilidades. Si bien dimos inicio a las tareas con sólo dos personas, esperamos ir creciendo porque el objetivo es digitalizar la mayor cantidad de trámites posibles‘.
Con respecto a los beneficios afirmó que ‘son varios, para el Municipio implica reducción de tiempo y de costo, en uso de energía y tecnología, ahorramos una cantidad de horas importantes. Pensemos que hoy en día un expediente pasa días recorriendo las diferentes dependencias, con esto estamos a un clic, porque todos se encuentran en línea. Entonces, el funcionario comienza el día ingresando a la plataforma observando los trámites que tiene para realizar. Inmediatamente puede comenzar haciendo los pases‘.
Para los vecinos ‘también brindará ahorro de tiempo y agilidad en trámites. Inicialmente comenzamos con Recursos Humanos e Inspección General, pero luego esto será para todo el Municipio. Entonces para los vecinos también implica un beneficio, menor tiempo para hacer un trámite y en un futuro que lo puedan hacer desde su casa‘.
Trámites y capacitación
Inicialmente, comentó Alejandra Araujo, ‘nos pusimos como objetivo llegar a los trece trámites, de los cuales cuatro son de Inspección General, trámites realizados con comercios y automotores, y los otros nueve son de Recursos Humanos. Por qué en esta área, porque los trámites son transversales al resto de las dependencias, entonces nos sirve porque es un buen ejercicio para funcionarios y dependencias municipales, para que todos podamos ir aprendiendo el funcionamiento del nuevo sistema‘.
En tal sentido, ‘ya estamos empezando a avanzar en otras dependencias municipales, que van a impactar de manera positiva en el vecino y en los empleados, porque, por ejemplo, en un trámite de licencia, antes había que hacer un papel, asentarlo en un cuaderno, darle salida y que una persona lo llevara a otra dependencia. Hoy todo eso se elimina, ahora con un clic se puede autorizar‘.
Para llevar adelante la implementación del nuevo sistema desde el área ‘se está capacitando al personal de dependencia municipales y delegaciones del interior. Esta semana hicimos una capacitación importante para delegados y personal de dependencias. Hasta ahora vamos con 180 empleados y 20 funcionarios capacitados, nos quedan otros tantos‘.
De todos modos, ‘esto es un proceso de capacitación permanente, porqué es así, porque la gente se contacta con nosotros ante las dudas que van surgiendo, es un día a día, nos consultan por teléfono, los chicos van a las áreas de trabajo para resolver situaciones que se presentan. Estamos en situación de capacitación permanente‘, afirmó Alejandra Araujo.
La plataforma para llevar adelante el programa “la ofrece el Ministerio de Modernización, nosotros por nuestra parte hemos creado 1.200 correos electrónicos, y unos 150 agentes comenzaron a realizar algún trámite”.
Esto “es un proceso, lleva un tiempo de adaptación, pero de apoco se ven los resultados. El objetivo final es despapelizar la Municipalidad. Lo que hacemos en esta primera etapa es lograr que el empleado se habitúe a esta nueva modalidad y, a medida que vayamos avanzando, llegar a la implementación del expediente digital”.
Inversión en computadoras
Algo que Araujo consideró como “muy importante y que nos permite llegar a este nuevo sistema fue la inversión de 1 millón de pesos que gestionó el Intendente José Zara el año pasado para incorporar nueva tecnología. Compramos computadoras nuevas para poner en marcha el sistema. Eso suma y hace poder Realizar los trámites. Antes teníamos computadoras que no podían más, estaban en estado obsoleto, era necesaria la inversión en nueva tecnología para poder estar a la altura del nuevo sistema”.
Para finalizar, afirmó: “Nos propusimos empezar el proceso con trece trámites, objetivo es pequeño, pero alcanzable. Creemos que a fin de año podremos llegar a los 120 trámites. Esto sería un 80 por ciento de los 150 trámites que realiza el Municipio”.
